10 mejores aplicaciones para trabajar de forma remota

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Con el trabajo remoto en aumento, más personas realizan las tareas del día en casa. Según el Informe de estado remoto de 2019 de Buffer , a pesar de tener la libertad de trabajar desde cualquier lugar, la gran mayoría de los trabajadores remotos (84%) todavía prefieren hacer las cosas desde casa.

Con esto en mente, es importante considerar los desafíos de realizar tareas desde la comodidad de su hogar, así como cualquier implicación que esto pueda tener en el resto de su vida familiar. Uno de los supuestos beneficios clave del trabajo remoto es lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida y otro es que aumenta la productividad.

Todo esto es genial, en teoría, pero la realidad nos muestra que lograr estos beneficios no viene automáticamente. El mismo informe de Buffer también enumera las luchas más comunes que los trabajadores remotos dicen encontrar.

Es revelador que el problema más común citado es luchar para desconectarse después del trabajo. Sin embargo, también está directamente relacionado con la productividad cuando las tareas toman más tiempo y luego comienzan a consumir el tiempo personal.

La comunicación y la colaboración son una barrera obvia cuando trabajas en una ubicación diferente a la de tus compañeros de equipo, pero esta es un área donde tenemos una gran cantidad de aplicaciones a nuestra disposición. Más desafiante es el tema de las distracciones en casa y esto es algo más con lo que hay que ser realmente disciplinado.

Estos son los desafíos que abordamos en este artículo y todas las aplicaciones que lo ayudarán a superarlos.

Las 10 mejores aplicaciones para trabajar a distancia en casa

Muchas de las herramientas aquí son gratuitas y las pagas vienen con una versión gratuita u ofrecen opciones a precios razonables. Hay herramientas  que puede usar para mejorar su propio flujo de trabajo, impresionar a sus jefes y convertir el trabajo remoto en un movimiento que realmente cambie la vida.

Aquí hay un resumen rápido de las herramientas que veremos con más detalle:

  1. Serene: una herramienta que elimina las distracciones, te ayuda a mantenerte enfocado y completar las tareas más rápido.
  2. Slack: comunicación del equipo, como debería ser para los trabajadores remotos.
  3. Zoom: Video y llamadas de voz para grupos y uno a uno.
  4. Toggl: realiza un seguimiento de cuánto tiempo te lleva realmente completar las tareas.
  5. Google Drive: creación de documentos, almacenamiento en la nube, intercambio de archivos y colaboración.
  6. Calendar: administre todos sus calendarios y eventos en un solo lugar, organice reuniones sin docenas de correos electrónicos.
  7. Spark: un cliente de correo electrónico inteligente que evita que su bandeja de entrada obstaculice la productividad y la convierta en un activo.
  8. Escritorio remoto de Chrome: acceda a su computadora de forma segura desde cualquier dispositivo y comparta la pantalla con sus compañeros de equipo para una colaboración más sólida
  9. Zapier: ahorre tiempo en tareas repetitivas y cambie entre aplicaciones mediante la automatización de procesos (por ejemplo: guardar automáticamente archivos adjuntos de Gmail en Google Drive).
  10. Durante el día: programe notificaciones para detener el trabajo e interrumpir su tiempo libre.

Como puede ver, cada una de estas herramientas cumple una función diferente, por lo que no recomiendo 10 aplicaciones diferentes que básicamente hacen lo mismo. Cada una de estas recomendaciones aumentará su productividad.

1. Serene (Mac)

Gratis

Serene es una aplicación gratuita para Mac que te ayuda a alcanzar la máxima productividad todos los días. Hay dos principios clave detrás de la aplicación, ambos respaldados por una serie de estudios científicos. Primero, Serene lo alienta a establecer una única meta diaria y mantenerse enfocado en lograrlo durante todo el día. 

El segundo papel clave que juega Serene es bloquear el acceso a sitios web y aplicaciones que distraen durante las sesiones de trabajo, al tiempo que silencia su teléfono. Estudios separados encuentran que lleva 23 minutos y 15 segundos volver a la normalidad después de distraerse. Esto le da una idea de cuánto tiempo pueden costarle las notificaciones por correo electrónico durante todo el día.

Características clave

  • Bloqueador de sitios web: Bloquee sitios web que lo distraigan, como las redes sociales y los sitios web de noticias.
  • Bloqueador de aplicaciones: también puede bloquear aplicaciones que distraigan su atención del trabajo: aplicaciones sociales, su aplicación de correo electrónico y cualquier otra cosa que se interponga en el camino.
  • Sesiones sin distracciones: trabaje en sesiones de 20-60 minutos con descansos regulares para maximizar la productividad.
  • Temporizador de sesión: le muestra cuánto tiempo le queda para completar las tareas, lo que le da un impulso de motivación hacia el final de cada sesión.
  • Listas de tareas pendientes: administre las tareas y asegúrese de que todo lo haga el miembro correcto del equipo.
  • Planificador de día: defina su objetivo para el día, establezca sus tareas y realice sus tareas.
  • Música de enfoque: reproduce música de fondo para ayudarte a mantener tu enfoque.
  • Silenciador del teléfono: coloque automáticamente su teléfono en un dispositivo móvil silencioso mientras trabaja para evitar distracciones innecesarias.

Serene le pide que establezca un objetivo diario, que se puede dividir en múltiples sesiones de trabajo o tareas, siempre y cuando todos contribuyan al objetivo final del día. Estas sesiones duran entre 20 y 60 minutos, otra característica basada en estudios que muestran que el cerebro humano decenas comienza a perder el foco en una tarea después de 20 minutos.

Este concepto está tan bien establecido que existe un método de productividad completo desarrollado a su alrededor, llamado Técnica Pomodoro (esencialmente, trabajando en intervalos de 25 minutos).

Durante las sesiones, puede acceder al sitio o las aplicaciones en su lista de bloqueo y Seren silencia automáticamente su teléfono para que las notificaciones no lo distraigan de la tarea en cuestión.

Un temporizador de cuenta regresiva le brinda un recordatorio constante de cuánto tiempo queda para cada sesión. Sin embargo, lo mejor que encuentro de esta característica es que me mantiene motivado para trabajar a un ritmo sólido y realizar la tarea antes de que la cuenta regresiva llegue a cero. Esto hace una gran diferencia en comparación con pensar en el día de trabajo como un período de 6-8 horas donde, naturalmente, se quita el gas entre descansos.

Serene divide su día en una serie de breves sesiones de trabajo y descansos regulares, lo que le brinda la máxima concentración mientras trabaja y suficientes descansos para mantener su mente fresca durante todo el día.

Serene todavía está en la etapa beta de desarrollo, pero puede solicitar una invitación para probarlo aquí .

2. Slack  (Windows, Mac, iOS, Android y web)

Versión gratuita, opciones de pago desde $US6.67 / mes por usuario

Slack es una plataforma de masaje diseñada para equipos y es la herramienta de comunicación ideal para trabajadores remotos. La mensajería instantánea está organizada en canales, a los que los miembros del equipo pueden unirse y salir, según sea necesario, para que nadie reciba mensajes o notificaciones irrelevantes para ellos. Los miembros del equipo también pueden conversar fuera de los temas principales en hilos separados, lo que evita que estos mensajes interfieran con las conversaciones más centradas en el proyecto.

Características clave

  • Mensajería instantánea: comunicación en vivo entre cada miembro del equipo para una colaboración fluida.
  • Estados: los usuarios pueden establecer estados de disponibilidad para centrarse en tareas individuales según sea necesario.
  • Uso compartido de archivos: uso compartido de archivos de arrastrar y soltar para archivos PDF, imágenes, videos y otros tipos de archivos comunes.
  • Llamadas de voz y video : llamadas de voz y video directamente desde Slack.
  • Compartir pantalla: permite a los miembros del equipo mostrar su trabajo a otros en tiempo real para una colaboración más sólida.

Ahora, la clave para entender a Slack como trabajador remoto es la política de precios. Puede usar Slack de forma gratuita, lo que le permite crear un espacio de trabajo único para equipos pequeños, mientras que las versiones de pago comienzan desde $US6.67 / mes por usuario activo. Idealmente, su negocio (o la empresa para la que trabaja) pagará una versión en equipo de Slack para proporcionar a todos un espacio de trabajo totalmente colaborativo.

Sin embargo, la versión gratuita de Slack significa que los equipos pequeños dentro de una empresa pueden usar la herramienta entre ellos para mejorar su flujo de trabajo. Esto puede mejorar la colaboración dentro de los entornos de oficina, pero el beneficio real de Slack es para los trabajadores remotos que necesitan colaborar con los miembros del equipo en otros lugares, uno de los problemas más comunes citados por los trabajadores remotos.

3. Zoom (Windows, Mac, iOS, Android y web)

Versión gratuita disponible, versiones pagas desde $14.99 / mes por host

Zoom ofrece un conjunto completo de herramientas de videoconferencia y comunicación para empresas. Dicho esto, el producto destacado para nosotros (y la mayoría de los otros equipos remotos con los que estoy en contacto) es Zoom Meetings & Chat , que ofrece video y llamadas de voz para equipos serios.

Características clave

  • Videoconferencias: los equipos remotos pueden realizar videoconferencias y videollamadas individuales.
  • Llamadas de voz: también puede ejecutar llamadas de voz grupales o individuales cuando las reuniones cara a cara no son necesarias.
  • Seminarios web: también puede usar Zoom para organizar seminarios web.
  • Mensajería: los miembros del equipo pueden enviar mensajes usando Zoom.
  • Compartir archivos : comparta archivos durante y fuera de los chats de video / voz para la colaboración entre los miembros.

Las reuniones de video grupales y las llamadas de voz se hacen fáciles con Zoom. Una vez más, hay una versión gratuita de Zoom, que será suficiente para una gran parte de equipos más pequeños. Crucialmente, las versiones pagas solo requieren que los anfitriones paguen una tarifa mensual en lugar de todos los que asisten a las reuniones. Un anfitrión es alguien que invita a los miembros del equipo a unirse a las reuniones, pero pueden unirse hasta 100 participantes y usted (o su empresa) solo necesitará actualizar a una versión paga si las reuniones duran más de 40 minutos.

4. Escritorio remoto de Chrome (iOS, Android, extensión de Chrome)

Gratis

Chrome Remote Desktop le permite acceder a su computadora de forma segura desde su teléfono, tableta u otra computadora. Esencialmente, esto significa que puede acceder a su máquina desde cualquier lugar, en cualquier momento sin preocuparse por los riesgos de seguridad. Puede acceder a su computadora escribiendo una URL de acceso en un navegador web o descargar la aplicación móvil para iOS y Andriod.

También hay una extensión de Chrome disponible que le brinda acceso más rápido a su computadora de oficina / hogar desde dispositivos portátiles.

Características clave

  • Acceso remoto: acceda a su computadora en cualquier lugar, en cualquier momento desde su teléfono móvil, tableta u otra computadora.
  • Soporte remoto: Permita que los miembros del equipo accedan a su computadora desde su ubicación para proporcionar soporte / colaborar.
  • Compartir pantalla: también puede usar la función de soporte remoto para compartir su pantalla con los miembros del equipo para una mayor colaboración

La otra función clave de Chrome Remote Desktop es conectar su dispositivo con otros compañeros de equipo. Esto significa que puede proporcionar acceso a su computadora y recibir soporte remoto, lo que permite a sus colegas ver su pantalla y controlar su computadora, perfecto para resolver problemas técnicos.

Sin embargo, también puede usar esta función a la inversa para acceder a las computadoras de sus compañeros de equipo y brindar soporte o colaborar. Simplemente puede usar la función para compartir pantalla, permitiendo que todos vean la misma pantalla y colaboren de manera más efectiva.

5. Toggl (Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox)

Los planes comienzan desde $ 9 / mes por usuario

Toggl es una aplicación de seguimiento de tiempo que le muestra cuánto tiempo realmente está gastando en tareas. El software fue diseñado para trabajadores remotos desde el principio con la idea de ayudar a los trabajadores independientes a asegurarse de que estaban facturando con precisión los proyectos y cobrando por la cantidad de tiempo dedicado a los proyectos.

Si es un profesional independiente remoto, esto solo hace que Toggl sea una inversión digna y sus informes también lo ayudarán a cotizar con mayor precisión en proyectos futuros.

Características clave

  • Seguimiento del tiempo: vea cuánto tiempo usted (u otros) está tomando para hacer las cosas.
  • Aumente las ganancias: compruebe que está cobrando lo suficiente por el tiempo que lleva completar proyectos.
  • Informes: vea cuán productivo es y cuán rentable es su tiempo con los informes de Toggl.
  • Multiplataforma : las aplicaciones maravillosamente diseñadas de Toggl funcionan en casi todos los sistemas operativos y en línea para que pueda acceder a él donde lo necesite, cuando lo necesite.

Si usted es un trabajador remoto de la empresa (es decir, no envía facturas), Toggl puede ayudarlo a aumentar la productividad al identificar tareas que están tomando más tiempo del que deberían. También mejorará la planificación del proyecto al hacer un seguimiento del tiempo que las tareas individuales y colectivas realmente tardan en completarse. Del mismo modo, también puede usarlo para rastrear la cantidad de tiempo que los problemas de productividad le están costando.

Toggle también tiene planes de equipo diseñados para empresas, a partir de $ 18 / mes por usuario.

6. Spark (Mac, iOS, Android)

Versión gratuita, $ 6.39 / mes (por usuario) para Premium

Los correos electrónicos son uno de los asesinos de productividad más notorios y ya he mencionado la ruina de las notificaciones por correo electrónico en este artículo. Afortunadamente, hay formas de domar las interrupciones del correo electrónico y convertir su bandeja de entrada en un activo, no un obstáculo.

Spark es un cliente de correo electrónico inteligente que recopila y clasifica automáticamente sus correos electrónicos de cada cuenta. También le permite priorizar los correos electrónicos más importantes y filtrar los que no lo hacen, o posponerlos hasta más tarde.

Características clave

  • Bandeja de entrada inteligente: limpie su bandeja de entrada, encuentre cualquier correo electrónico con “Búsqueda inteligente” y posponga correos electrónicos que no necesitan su atención en este momento.
  • Notificaciones inteligentes: solo reciba notificaciones de los correos electrónicos que realmente importan.
  • Asignar correos electrónicos: asigne correos electrónicos a los miembros del equipo para que la persona adecuada siempre administre las tareas.
  • Correo electrónico del equipo: comentarios privados del equipo, borradores compartidos, respuestas de plantillas y chat instantáneo para equipos colaborativos.
  • Enviar correos electrónicos más tarde: programe correos electrónicos para enviarlos cuando sea más probable que las personas los lean.
  • Recordatorios: Reciba recordatorios para dar seguimiento a correos electrónicos importantes en el momento adecuado.

Spark también incluye un montón de herramientas de colaboración, lo que permite a los miembros del equipo trabajar en el mismo correo electrónico de forma remota, en tiempo real. Esto significa que todos los que necesiten proporcionar información en un correo electrónico pueden hacerlo ellos mismos con una precisión del 100%, sin demoras ni malentendidos.

La versión gratuita de Spark será más que suficiente para trabajadores remotos individuales y también para equipos muy pequeños. Las versiones pagas comienzan desde $ 6.39 / mes por usuario, lo que brinda funciones de colaboración cada vez más avanzadas.

7. Google Drive (Windows, Mac, iOS, Android y web)

Gratis

Google Drive es la alternativa en la nube sin complicaciones a Microsoft Office, pero es mucho más útil para los trabajadores remotos que su rival de MS. La razón por la que digo esto es porque las funciones de colaboración y uso compartido de archivos en Google Drive funcionan mucho mejor que en Microsoft Drive.

Características clave

  • Documentos: documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones y todos los documentos esenciales que damos por sentado en estos días, de forma gratuita.
  • Almacenamiento en la nube: el elemento de la nube de Google Drive es lo que lo hace tan útil para los equipos remotos, permitiéndoles crear, cargar, compartir y colaborar en archivos.
  • Colaboración: la colaboración en tiempo real en los archivos de Google Docs funciona sin que se produzca ningún retraso real, y aquí es donde realmente eclipsa a Microsoft Drive.

Google Drive le permite a usted y a otros miembros del equipo trabajar en el mismo documento de texto u hoja de cálculo en tiempo real. No hay retraso notable y todos los participantes pueden ver los cambios que se están realizando, a medida que ocurren, mientras que los comentarios también se pueden dejar para líneas o celdas específicas dentro de cada documento.

Para la mayoría de los trabajadores remotos individuales, la versión gratuita de Google Drive debería ser más que suficiente. Si necesita un almacenamiento en la nube mayor que el espacio predeterminado de 15 GB proporcionado de forma gratuita, puede actualizar su plan de almacenamiento sin pagar G Suite, que es esencialmente Google Drive para empresas.

8. Calendar (iOS, Android, aplicación web)

Versión gratuita disponible, versiones pagas desde $ 10 / mes

Si bien Google Calendar es un excelente calendario digital gratuito, no proporciona algunas de las funciones avanzadas que los trabajadores remotos suelen necesitar. Una alternativa más rica en funciones es el Calendario bien llamado, que conecta todos sus calendarios en una sola interfaz.

Características clave

  • Un calendario: el calendario se integra con todos sus calendarios (Google Calendar, Outlook, etc.) para mantener todo en un solo lugar.
  • Eventos sincronizados: cree eventos en Calendario o créelos en sus otras aplicaciones de calendario; siempre se sincronizarán.
  • Programación fácil: programe reuniones de equipo sin el correo electrónico habitual de ida y vuelta.
  • Análisis: el calendario proporciona informes analíticos para ayudarlo a aumentar la productividad.
  • Transcripciones de reuniones: transcripciones automáticas de sus reuniones.

Además de integrar todas sus aplicaciones de calendario, la característica estrella de Calendar es la forma en que maneja las reuniones. En lugar de organizar chats de video u otras reuniones con correos electrónicos vertiginosos entre varios miembros del equipo, Calendar le permite a cualquiera elegir y reservar horarios de reunión durante sus horas de disponibilidad al tiempo que garantiza que no haya conflictos con las reuniones o tareas existentes.

9. Zapier (Windows, Mac, iOS, Android y web)

Gratis por 100 tareas / mes, $ 19.99 / mes por 750 tareas

Zapier es una herramienta de automatización simple que le ahorrará un sinfín de tiempo en tareas repetitivas. En lugar de cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones para completar funciones básicas (por ejemplo, cargar archivos manualmente en Google Drive), puede crear Zaps para automatizar estas tareas por usted.

Esencialmente, Zapier envía datos entre aplicaciones como Gmail y Google Drive, por lo que los archivos adjuntos de correo electrónico se cargan automáticamente para acceso remoto, por ejemplo. O bien, puede agregar automáticamente nuevas entradas de tiempo Toggl a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google para obtener hojas de tiempo precisas sin la carga de trabajo manual.

Características clave

  • Integre aplicaciones: vincule sus aplicaciones favoritas para que puedan compartir datos, lo que le permite pasar menos tiempo cambiando entre aplicaciones.
  • Automatizar tareas: automatice tareas repetitivas entre aplicaciones.
  • Zaps: explore la biblioteca de Zapier de flujos de trabajo de automatización preconstruidos para sus aplicaciones favoritas.
  • Automatizaciones personalizadas: cree sus propias automatizaciones si no puede encontrarlas en la biblioteca de “Zaps” de Zapier.

La automatización es la herramienta más importante para maximizar la productividad y Zapier es la introducción más fácil que obtendrá en esta tecnología crucial, pero a veces compleja. A pesar de ser increíblemente simple, es sorprendente cuánto tiempo puede ahorrar con Zapier y también cuán adictivo se vuelve crear / descubrir nuevas automatizaciones.

El tiempo es dinero, después de todo.

10. DayWise (Android)

Ya hemos visto cómo Serene puede bloquear las distracciones mientras trabaja, pero la mayor preocupación que los trabajadores remotos citan en el estudio de Buffer es desconectarse después del trabajo. La mejor manera de hacer esto es desconectarme de todas las aplicaciones relacionadas con el trabajo y Daywise me permite hacerlo programando automatizaciones para aplicaciones específicas.

Esencialmente, esto me permite desactivar las notificaciones después de las 6 p.m. y mantenerlas apagadas hasta que comience a trabajar nuevamente a la mañana siguiente. Esto, combinado con Serene, significa que puedo bloquear las notificaciones de forma que maten mi productividad y perturben mi vida privada.

Características clave

  • Programar notificaciones: usted decide cuándo recibir / no recibir notificaciones para aplicaciones individuales. 
  • Programación por lotes: seleccione lotes de aplicaciones para programar, en lugar de configurar los tiempos de una aplicación a la vez.
  • Bandeja de entrada: las notificaciones se recopilan en la bandeja de entrada de Daywise para acceder desde un solo lugar.
  • VIP: elija contactos que puedan contactarlo en cualquier momento, incluso si la aplicación que están usando está bloqueada.
  • Informes de uso del teléfono: conozca cuánto tiempo pasa en su teléfono y qué aplicaciones están consumiendo la mayor parte de su tiempo.

Daywise le devuelve el control de las notificaciones telefónicas y evita que se interpongan en el trabajo, al tiempo que evita que el trabajo se interponga en el camino de la vida. El único inconveniente que se me ocurre es que la aplicación solo está disponible en los teléfonos Android.

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